Zašto između svih servisa za Cloud pohranu odabrati OneDrive za tvrtke?

Cloud servis koji omogućava dijeljenje i upravljanje datotekama, pružajući korisnicima sigurnu pohranu, dostupnost s bilo kojeg mjesta i s bilo kojeg uređaja – to je OneDrive for Business. Kao dio Office 365 sustava, omogućava da radite brže i lakše, a ujedno je i jedini servis koji podržava zajedničko uređivanje dokumenata u realnom vremenu u Office Online i Office 2016 aplikacijama, koje su dostupne za PC, Mac i sve mobilne uređaje.

Digitalna transformacija uz OneDrive for Business pohranu

Prema statistici Microsofta, do sad je više od 350 tisuća organizacija svih veličina implementiralo OneDrive for Business. Jedan od razloga je taj što čuvanje dokumenata lokalno na računalu može biti vrlo rizično jer može doći do prestanka rada tvrdog diska, krađe računala te katastrofa poput poplava i požara. Neke od ostalih prednosti su:

  1. 1 TB osobnog prostora za pohranu – podaci se danas gomilaju velikom brzinom, zbog čega im je potrebno osigurati dovoljno prostora. 1 TB = 300 000 fotografija ili 1 000 000 dokumenata.
  2. Offline način rada – na dokumentima je moguće raditi i onda kada niste spojeni na Internet, a promjene će se sinkronizirati u oblak po ponovnom spajanju na mrežu.
  3. Zajedničko uređivanje i dijeljenje dokumenata – trenutno se nalazite u uredu, kolege na terenu, a trebate zajedno finalizirati prezentaciju? U dva klika možete na siguran način podijeliti željeni dokument.
  4. Kontrola sigurnosti uređaja – ukoliko izgubite ili vam ukradu uređaj, moguće je putem administrativnog centra izbrisati iste s popisa. Također, preko admin centra moguće je postaviti određene dozvole pristupa za datoteke.

Ako trebate još nekoliko razloga zašto bi umjesto konkurencijskih servisa trebali koristiti OneDrive for Business, pogledajte tablicu usporedbe.

Nove dodatne značajke koje će biti dostupne do kraja godine

  • Zaštita koja će omogućiti dijeljenje datoteka izvan organizacije bez potrebe za Microsoft računom, a uključivat će vidljivost sadržaja i kontrolu IT odjelu kako ne bi došlo do zlouporabe.
  • OneDrive Files On-Demand in Windows 10 – podrška za pretraživanje i upravljanje svim datotekama na OneDrive for Business i SharePoint Online timskim web stranicama, bez korištenja lokalnog prostora na računalu.
  • Multi-geo mogućnosti namijenjene za multinacionalne kompanije koje koriste OneDrive za tvrtke u Office 365.
  • File Restore – samoupravljano rješenje za oporavak datoteka koje ste slučajno obrisali, koruptiranih datoteka te onih ugroženih od raznog malware-a.

OneDrive Version History sad radi sa svim tipovima dokumenata

onedrive-version-history

onedrive-version-history

Prije nekoliko godina zajednički rad na dokumentima nije bio jednostavan kao danas. Dokumenti su se razmjenjivali putem e-pošte, čuvalo se nekoliko kopija, a promjene su se često pratile uporabom tablica povijesti verzija u samom dokumentu.

Dolaskom usluga u oblaku timovima je omogućen istovremeni rad na dokumentima na jednoj platformi, ali praćenje starijih verzija dokumenata još uvijek nije bilo jednostavno. Ipak, korisnici Office aplikacija mogli su otvarati i vratiti starije verzije dokumenata ukoliko su ih sinkronizirali na OneDrive.

Koji formate OneDrive podržava?

Osim Word, PowerPoint i Excel dokumenata, OneDrive Version History sad podržava PDF CAD datoteke, pa čak i fotografije i videozapise. Starije verzije datoteka na servisu se čuvaju 30 dana, a ukoliko se želite vratiti na prethodnu verziju datoteke, to možete učiti desnim klikom miša na datoteku.

one-drive-version-history

Prozor povijesnih verzija prikazuje datum nastanka ranijih verzija, tko ih je modificirao te njihovu veličinu. Jednostavno označite željenu verziju i klikom na Open File pregledajte ili preuzmite. Klikom na Restore zamijenite trenutnu verziju sa starijom koju ste odabrali.

one-drive-version-history-2

Razvrstavanje verzija dokumenata ima važnu ulogu kad više ljudi radi zajedno. Najčešće nisu sve promjene konačne i obično je potrebno dokument pregledati i revidirati više puta prije nego poprimi svoj završni oblik.

Timski rad uz Office 365 grupe

Office 365 grupe namijenjene su razvoju suradnje unutar organizacije i obuhvaćaju razne usluge kao što su Dynamics CRM, SharePoint Online, Exchange Online, Yammer, Teams, Planner i sl. Grupe rade s Office 365 alatima koje već poznajete i koje koristite kad kreirate dokumente, radite na projektnim planovima, dogovarate sastanke ili šaljete e-mailove.

Kako koristiti Office 365 grupe?

Prvi korak je kreirati grupe prema željenoj organizaciji, pa potom po timovima, odjelima, proizvodima ili projektima (marketing, prodaja, uprava, računovodstvo, itd.) koje imate unutar organizacije. Pritom kolege koje dodajete automatski dobivaju sve potrebne dozvole za korištenje alata unutar grupe koju ste kreirali.
Različiti timovi rade na različite načine te im Office 365 omogućuje suradnju upravo u onom obliku koji preferiraju.

Kako funkcioniraju Office 365 grupe?

Aktivnost grupe veže se uz vašu e-mail adresu kroz koju prolaze svi vaši e-mailovi i gdje se nalaze kontakti svih s kojima poslovno surađujete, uključujući i vaše kolege. Kreiranjem grupe dobivate i razgovore s članovima grupe.

Iako se aktivnost vaše grupe veže uz e-mail, razgovori grupe ne trebaju ići kroz e-mailove i poštanske sandučiće, jer grupe dolaze s alatom za timske razgovore (Teams) gdje možete započeti rasprave, ali i priložiti različite dokumente koji su članovima grupe dostupni na OneDriveu za tvrtke. U grupama se nalazi i OneNote digitalna bilježnica u kojoj bilješke mogu ostavljati svi članovi grupe. Tu je i Skype za tvrtke za održavanje brzog video sastanka članova grupe.

Rad s dijeljenim datotekama

SharePoint je mobilni, inteligentni intranet pomoću kojeg dijelite i upravljate sadržajem, znanjem i aplikacijama kako biste osnažili timski rad, brzo pronašli informacije i aktivno surađivali sa svojom grupom.

SharePoint omogućuje dinamičan i produktivan rad grupe za svaki tim, odjel, proizvod ili projekt kroz dijeljenje datoteka, podataka, vijesti i informacija o raspoloživim resursima. Uz SharePoint ćete lakše prilagoditi svoju web lokaciju kako bi dodatno pojednostavili rad vaše grupe te ćete s članovima grupe surađivati i kad se nalazite izvan tvrtke, preko prijenosnih računala ili mobilnih uređaja.

SharePoint potiče koheziju i učinkovitost vaše organizacije zahvaljujući informiranju i aktivnom sudjelovanju zaposlenika u dijeljenju resursa i maksimizaciji znanja i njegova dijeljenja u grupi.

Grupni chat

Najnovija usluga bazirana na chatu koja je napravila revoluciju u komunikaciji među grupama jest Teams, a omogućuje pregled sadržaja i povijesti razgovora kako u timskim, tako i u privatnim razgovorima. Uz to podržava dijeljenje dokumenata i suradnju na istima.

Teams je radni prostor utemeljen na chatu, a predstavlja središte za razgovore, pozive, sastanke i poruke. Može se proširiti i prilagoditi, a osigurani su i sukladni sa svim zahtjevima i standardima kako bi se osigurala privatnost komunikacije i suradnje unutar organizacije. Teams je najbolje rješenje za stalni razgovor među članovima grupe te pruža učinkovitu i sigurnu suradnju, a grupni razgovor u obliku e-maila ostaje sačuvan u programu Outlook. Isto tako, članovi grupe u svoj Teams kanal mogu uploadati, editirati i sačuvati dokumente koje grupa ili tim zajednički dijele, a sačuvani su u SharePointu kako za cijeli tim, tako i u direktorijima za svaki pojedini kanal. Za napredno korištenje SharePoint funkcionalnosti, članovi tima u SharePointu mogu upravljati dokumentima, pratiti tijek rada, pregledavati povijest editiranja dokumenata i pridržavati se pravila o spremanju i čuvanju dokumenata. Postoji i Teams mobilna aplikacija koja radi kao i druge chat aplikacije na tržištu, ali je namijenjena službenoj komunikaciji unutar vaše oranizacije. Na našem blogu već je objavljen članak o Teams kao novom načinu komuniciranja među timovima.

Upravljanje zadacima unutar grupe

Planner koji dolazi s Office 365 grupama omogućuje zajednički rad tima na način da svaki član tima u svakom trenu može vidjeti tko izvršava koji zadatak zahvaljujući priloženim dokumentima i mogućnosti razgovora oko zadataka koji se izvršavaju. Svi zadaci na kojima tim radi jednostavno se mogu organizirati koristeći grupni planer.

Planner radi s Office 365 grupama. U planeru možete vidjeti sve zadatke vaše grupe na jednom mjestu, po timovima ili odjelima kojima uz samo nekoliko klikova možete zadati nove zadatke i odrediti rok do kojega trebaju biti izvršeni. Na isti način zadatak možete dodijeliti određenom članu tima koji o tome dobiva obavijest. Zadatku putem planera možete dodati i dokumente te druge informacije koje smatrate važnim za njegovo izvršenje. Kad je zadatak izvršen, jednim klikom o tome obavijestite članove grupe. Planer također omogućuje kontrolu izvršenja radnih zadataka na način da u svakom trenutku možete vidjeti kojem članu grupe je dodijeljen pojedini zadatak te napredak u izvršenju zadatka. Praćenje napretka u izvršenju zadatka u planeru je moguće i putem grafikona što olakšava vizualizaciju prikaza kada je riječ o više zadataka koje grupa izvršava istovremeno.

Interaktivni poslovni izvještaji

Office 365 grupe podržavaju i dijeljenje Power BI izvještaja, kako bi poslovna izvješća bila dostupna svim članovima grupe. Power BI dio je Office 365 grupa i pretvara podatke u jasne vizualizacije koje će pomoći pri prikupljanju i obradi. Zahvaljujući tome, vaša će se organizacija moći fokusirati na ono što vam je najvažnije, a ujedno ćete upravljati u svakom trenu ažurnim informacijama, što uvelike olakšava proces donošenja strateških odluka.

Uz pomoć Power BI jednostavno ćete analizirati svoje podatke, izraditi izvještaje i podijeliti ih s članovima vaše grupe. Power BI podržava povlačenje podataka iz više od 50 izvora podataka kao što su Excel, SharePoint lista, SQL Server (on-premise ili u oblaku), Facebook, Dynamics CRM, Zendesk i sl.

Pojednostavite suradnju tima s Office 365 grupama

Kreirajte novu grupu u Outlook klijentu te u samo nekoliko sekundi u kreiranu grupu pozovite kolege. Tim sada ima zajednički pristup poštanskom sandučiću, kalendaru, dokumentima pohranjenima u oblaku. Članovi tima mogu jednostavno započeti međusobnu konverzaciju, dijeliti dokumente i komunicirati putem lokalne društvene mreže. Isto tako, jednostavno mogu mijenjati dokumente koje je kreirao drugi član tima ili dogovoriti sastanak. Grupe ne zamjenjuju niti jednu Office 356 funkcionalnost već služe kao zajedničko sučelje za ujedinjenje i isticanje onih značajki koje su potrebne svakom pojedinom timu. Na taj način Office 365 grupe vaše poslovanje čine jednostavnijim.

Pohrana podataka u oblaku

cloud-storage-front

cloud-storage

Sigurno ste čuli priče kako čuvanje slika i ostalih dokumenata nije sigurno u oblaku, jer bi ih neki hacker mogao sve pobrisati. Želimo vas razuvjeriti i ukratko objasniti kako usluge u oblaku mogu pojednostaviti vaš život, ali i poslovanje. Vjerojatno koristite neki od besplatnih cloud servisa u privatne svrhe , a da toga niste ni svjesni.

Gdje je oblak (cloud)?

Kad spremimo datoteku lokalno na računalo, točno znamo gdje se nalazi – na našem hard disku. Važne dokumente možemo poslati sami sebi na email, spremiti ga na USB stick te na taj način imati dodatnu kopiju. Čuvanje dokumenata na računalu može biti riskantno jer može doći do katastrofe, od rušenja operativnog sustava, do kvara hard diska, itd.

Najbolje rješenje bila bi pohrana datoteka u oblaku. No, gdje je zapravo taj oblak?

Najjednostavnije rečeno – oblak je pojam koji označava mrežu servera koji se nalaze na nekoj lokaciji. Dakle, ne spremate podatke na nešto neopipljivo, nestvarno, lebdeće na nebu, već na stvarne fizičke servere kojima pristupate putem internetske veze.

Na temelju dugogodišnjeg iskustva, za poslovne potrebe preporučamo OneDrive za tvrtke. Osim sigurnosti koju jamči uporaba navedenog servisa, OneDrive nudi mogućnosti koje čine današnje poslovanje jednostavnijim.

Koje su prednosti cloud servisa?

Mobilnost – pristup dokumentima sa svih uređaja koje posjedujete, bez obzira na operativni sustav. OneDrive za tvrtke moguće je koristiti na računalima, tabletima te pametnim telefonima, na iOS, Android te Windows platformama.

Sinkronizacija – Dokumenti se sinkroniziraju na način da svi uređaji imaju posljednju verziju dokumenata.

Jednostavna organizacija – Pohrana slika, video sadržaja i dokumenata po folderima slično kao i na računalu.

Uređivanje dokumenata – OneDrive podržava uređivanje Office dokumenata (Word Online, PowerPoint Online, Excel Online) i to sve preko web preglednika.

onedrive-word

Jesu li moji podaci sigurni u oblaku?

Postoji nekoliko načina kako osigurati vlastite dokumente u oblaku

1. Kreirajte kompliciraniji password
2. Ojačajte svoj account brojem mobilnog telefona, rezervnom email adresom te sigurnosnim pitanjem za dodatnu verifikaciju kod prijave
3. Postavite verifikaciju u 2 koraka ukoliko računu pristupate s nepouzdanih uređaja
4. Napravite dodatne sigurnosne kopije svojih datoteka

Možete mirno spavati jer vam podaci neće nestati; OneDrive štiti podatke od zatajenja infrastrukture spremajući mnogostruke kopije svake datoteke na više servera.

onedrive-contact

100GB of Free OneDrive Storage for Dropbox Users

Microsoft is giving 100GB of free OneDrive storage for 1 year to current Dropbox users. That is a quite big cloud space compared to Dropbox storage.

Click here and get your free storage today!

onedrive-pc-phone-tablet

Store your photos, videos and documents and access them from your computer, tablet or phone. You can also share files with your family, friends or co-workers.

OneDrive comes with Office Online, so you can manage your Word, Excel, PowerPoint documents anytime on any device with an Internet connection.

Skip to content