SharePoint – Everyday Features

SharePoint is a perfect tool for document management. It’s accessible from any device through a web browser. Here are some cool features for everyday use:

Alerts

SharePoint alerts keep you updated when something on your site or in the document has been modified. They are available for your lists, libraries, folders, files, list items, and they can be delivered by email or a text message to your mobile phone. Also, you can choose their frequency – immediately after a modification, or daily/weekly notification.

Metadata

The file title, author name, file size attributes etc. are called metadata.

Sometimes, the information they contain is enough. For improved organization of files you can define your own columns, such as categories, document type, etc. This could make your life significantly easier.

Version History

The Version History feature allows you to view, restore, and delete old versions of your documents. In the version history pane, you can see the following information:

  • version number
  • date and time when the version was created
  • name of the user who made changes
  • size
  • comments

Keep in mind that this feature has to be enabled in the Library or List settings.

3 PRO provides SharePoint consultations and education. Feel free to contact us!

SharePoint Send as Email

3 PRO has released a major update to its SharePoint Send as Email application.

The change is related to the technology platform based on Microsoft Graph, whereas the previous version was based on an Internet Explorer ActiveX component.

It uses Outlook Web App (Webmail) instead of the Outlook Desktop app, and it also supports Chrome, Safari, and other Internet browsers.

The Send As Email application is compatible only with a SharePoint Online + Exchange Online environment (on-prem SharePoint is not supported), and the new version of the application is not available in Office Store (it’s not possible because of the SharePoint Framework exception). From an end-user perspective, the main changes are a new modern UI, the ability to send multiple attachments and to compress them into a .zip file.

You can purchase the solution from the 3 PRO shop.

Product details and installation instructions are available via the link.

For any inquiry, please feel free to contact us.

10 razloga zašto organizirati dokumente u SharePointu

sharepoint-organizacija-dokumenata-mobilnost

sharepoint-organizacija-dokumenata-mobilnost

Bez obzira na veličinu vaše organizacije, intranet je neophdan za uspješnu suradnju i komunikaciju među zaposlenicima.

1. Povoljna cijena

SharePoint je dostupan svim korisnicima Office 365 usluge te za razliku od kompleksne vlastite infrastrukture ne zahtijeva veliki budžet.

2. Branding i dizajn

Vi birate kako će vaše intranet sučelje izgledati, a da Vam pritom nisu potrebne posebne dizajnerske sposobnosti.

3. Pristup dokumentima s bilo koje lokacije

Ukoliko se nalazite na poslovnom sastanku izvan ureda, a trebate pristupiti određenim dokumentima, zahvaljujući oblaku im možete pristupiti – čak i sa svojih mobilnih uređaja.

sharepoint-mobilnost

4. Sigurno dijeljenje dokumenata s kolegama unutar ili izvan organizacije

5. Drag & drop

Uploadati dokumente je lako! Povucite mišem dokument u željeni folder i voila, online je!

sharepoint-drag-and-drop

6. Verzioniranje dokumenata

Kronološko spremanje iteracija dokumenata je više nego dobro došlo, a osim Word, PowerPoint i Excel dokumenata, verzioniranje je podržano i za PDF i CAD datoteke, fotografije, videozapise, itd.

sharepoint-verzioniranje-dokumenata

7. Notifikacije

Postavite notifikacije za svaku biblioteku tako da budete obaviješteni svaki put kada netko pokuša modificirati ili izbrisati neki dokument. Također će vas obavijestiti o onome što je dodano/promijenjeno u biblioteci.
Notifikacije možete podesiti na sljedeći način:

sharepoint-notifikacije

8. Meta podaci

Možete organizirati meta podatke na način koji olakšava posao. Recimo, dokumente unutar SharePoint sustava možete pretraživati prema autoru, tipu dokumenta, datumu, itd.

sharepoint-metapodaci

9. Ovlasti

Nekoliko je razina ovlasti: View Only, Limited Access, Read, Contribute, Edit, Design & Full Control. Vi, kao voditelj odjela ili organizacije, možete odrediti koji će zaposlenik imati koju razinu ovlasti, kojim stranicama i dokumentima može pristupiti, koje može samo pregledavati, a koje uređivati.

10. Custom aplikacije

Ukoliko trebate specifično poslovno rješenje, SharePoint store nudi veliki broj aplikacija koje se lako implementiraju u sustav, od kojih je većina besplatno.

Primjeri:
Import Excel or CSV to list
Edit PDF for SP
Time Track
Quick Survey

Timski rad uz Office 365 grupe

Office 365 grupe namijenjene su razvoju suradnje unutar organizacije i obuhvaćaju razne usluge kao što su Dynamics CRM, SharePoint Online, Exchange Online, Yammer, Teams, Planner i sl. Grupe rade s Office 365 alatima koje već poznajete i koje koristite kad kreirate dokumente, radite na projektnim planovima, dogovarate sastanke ili šaljete e-mailove.

Kako koristiti Office 365 grupe?

Prvi korak je kreirati grupe prema željenoj organizaciji, pa potom po timovima, odjelima, proizvodima ili projektima (marketing, prodaja, uprava, računovodstvo, itd.) koje imate unutar organizacije. Pritom kolege koje dodajete automatski dobivaju sve potrebne dozvole za korištenje alata unutar grupe koju ste kreirali.
Različiti timovi rade na različite načine te im Office 365 omogućuje suradnju upravo u onom obliku koji preferiraju.

Kako funkcioniraju Office 365 grupe?

Aktivnost grupe veže se uz vašu e-mail adresu kroz koju prolaze svi vaši e-mailovi i gdje se nalaze kontakti svih s kojima poslovno surađujete, uključujući i vaše kolege. Kreiranjem grupe dobivate i razgovore s članovima grupe.

Iako se aktivnost vaše grupe veže uz e-mail, razgovori grupe ne trebaju ići kroz e-mailove i poštanske sandučiće, jer grupe dolaze s alatom za timske razgovore (Teams) gdje možete započeti rasprave, ali i priložiti različite dokumente koji su članovima grupe dostupni na OneDriveu za tvrtke. U grupama se nalazi i OneNote digitalna bilježnica u kojoj bilješke mogu ostavljati svi članovi grupe. Tu je i Skype za tvrtke za održavanje brzog video sastanka članova grupe.

Rad s dijeljenim datotekama

SharePoint je mobilni, inteligentni intranet pomoću kojeg dijelite i upravljate sadržajem, znanjem i aplikacijama kako biste osnažili timski rad, brzo pronašli informacije i aktivno surađivali sa svojom grupom.

SharePoint omogućuje dinamičan i produktivan rad grupe za svaki tim, odjel, proizvod ili projekt kroz dijeljenje datoteka, podataka, vijesti i informacija o raspoloživim resursima. Uz SharePoint ćete lakše prilagoditi svoju web lokaciju kako bi dodatno pojednostavili rad vaše grupe te ćete s članovima grupe surađivati i kad se nalazite izvan tvrtke, preko prijenosnih računala ili mobilnih uređaja.

SharePoint potiče koheziju i učinkovitost vaše organizacije zahvaljujući informiranju i aktivnom sudjelovanju zaposlenika u dijeljenju resursa i maksimizaciji znanja i njegova dijeljenja u grupi.

Grupni chat

Najnovija usluga bazirana na chatu koja je napravila revoluciju u komunikaciji među grupama jest Teams, a omogućuje pregled sadržaja i povijesti razgovora kako u timskim, tako i u privatnim razgovorima. Uz to podržava dijeljenje dokumenata i suradnju na istima.

Teams je radni prostor utemeljen na chatu, a predstavlja središte za razgovore, pozive, sastanke i poruke. Može se proširiti i prilagoditi, a osigurani su i sukladni sa svim zahtjevima i standardima kako bi se osigurala privatnost komunikacije i suradnje unutar organizacije. Teams je najbolje rješenje za stalni razgovor među članovima grupe te pruža učinkovitu i sigurnu suradnju, a grupni razgovor u obliku e-maila ostaje sačuvan u programu Outlook. Isto tako, članovi grupe u svoj Teams kanal mogu uploadati, editirati i sačuvati dokumente koje grupa ili tim zajednički dijele, a sačuvani su u SharePointu kako za cijeli tim, tako i u direktorijima za svaki pojedini kanal. Za napredno korištenje SharePoint funkcionalnosti, članovi tima u SharePointu mogu upravljati dokumentima, pratiti tijek rada, pregledavati povijest editiranja dokumenata i pridržavati se pravila o spremanju i čuvanju dokumenata. Postoji i Teams mobilna aplikacija koja radi kao i druge chat aplikacije na tržištu, ali je namijenjena službenoj komunikaciji unutar vaše oranizacije. Na našem blogu već je objavljen članak o Teams kao novom načinu komuniciranja među timovima.

Upravljanje zadacima unutar grupe

Planner koji dolazi s Office 365 grupama omogućuje zajednički rad tima na način da svaki član tima u svakom trenu može vidjeti tko izvršava koji zadatak zahvaljujući priloženim dokumentima i mogućnosti razgovora oko zadataka koji se izvršavaju. Svi zadaci na kojima tim radi jednostavno se mogu organizirati koristeći grupni planer.

Planner radi s Office 365 grupama. U planeru možete vidjeti sve zadatke vaše grupe na jednom mjestu, po timovima ili odjelima kojima uz samo nekoliko klikova možete zadati nove zadatke i odrediti rok do kojega trebaju biti izvršeni. Na isti način zadatak možete dodijeliti određenom članu tima koji o tome dobiva obavijest. Zadatku putem planera možete dodati i dokumente te druge informacije koje smatrate važnim za njegovo izvršenje. Kad je zadatak izvršen, jednim klikom o tome obavijestite članove grupe. Planer također omogućuje kontrolu izvršenja radnih zadataka na način da u svakom trenutku možete vidjeti kojem članu grupe je dodijeljen pojedini zadatak te napredak u izvršenju zadatka. Praćenje napretka u izvršenju zadatka u planeru je moguće i putem grafikona što olakšava vizualizaciju prikaza kada je riječ o više zadataka koje grupa izvršava istovremeno.

Interaktivni poslovni izvještaji

Office 365 grupe podržavaju i dijeljenje Power BI izvještaja, kako bi poslovna izvješća bila dostupna svim članovima grupe. Power BI dio je Office 365 grupa i pretvara podatke u jasne vizualizacije koje će pomoći pri prikupljanju i obradi. Zahvaljujući tome, vaša će se organizacija moći fokusirati na ono što vam je najvažnije, a ujedno ćete upravljati u svakom trenu ažurnim informacijama, što uvelike olakšava proces donošenja strateških odluka.

Uz pomoć Power BI jednostavno ćete analizirati svoje podatke, izraditi izvještaje i podijeliti ih s članovima vaše grupe. Power BI podržava povlačenje podataka iz više od 50 izvora podataka kao što su Excel, SharePoint lista, SQL Server (on-premise ili u oblaku), Facebook, Dynamics CRM, Zendesk i sl.

Pojednostavite suradnju tima s Office 365 grupama

Kreirajte novu grupu u Outlook klijentu te u samo nekoliko sekundi u kreiranu grupu pozovite kolege. Tim sada ima zajednički pristup poštanskom sandučiću, kalendaru, dokumentima pohranjenima u oblaku. Članovi tima mogu jednostavno započeti međusobnu konverzaciju, dijeliti dokumente i komunicirati putem lokalne društvene mreže. Isto tako, jednostavno mogu mijenjati dokumente koje je kreirao drugi član tima ili dogovoriti sastanak. Grupe ne zamjenjuju niti jednu Office 356 funkcionalnost već služe kao zajedničko sučelje za ujedinjenje i isticanje onih značajki koje su potrebne svakom pojedinom timu. Na taj način Office 365 grupe vaše poslovanje čine jednostavnijim.

Modern Local Government – Solutions Based on Internet Intelligent Devices for Smartphones

hrvoje-kusulja-moderna-lokalna-uprava

internet-inteligent-devices-solutions-smartphones

Microsoft Croatia organized a free seminar intended for local governments. In 20 minutes we presented on how to improve everyday operations and raise productivity.

Here are a few solutions that we have talked about:

Find Parking

Searches free public parking spaces – sensor signals the state of parking spaces to the cloud, which allows the user to have real-time insight into free parking spots – via the web or a mobile application.
Benefits: avoid traffic jams, reduce fuel consumption, reduce pollution, generate statistics on traffic jams at different times

EkoStatus

Measures air quality (PM, CO, NO2, and CO2 concentration), temperature, humidity, UV radiation, and noise – mobile sensors record information and store them in the cloud, either for internal or public use.
Benefits: environment monitoring via smart data display (GPS and maps), alarms based on the measured values

Smart Public Transit

A solution which provides last-minute ticket purchasing or public transport subscription renewal.
Benefits: online ticket purchasing, ticket history tracking, notifications on ticket expiration

Power BI – Cloud data presentation & analytics

A suite for presentation and comparison of different business data (from new or existing databases), and real-time interaction with reports.

power-bi-business-data

Microsoft Office 365 – SharePoint Online – Intranet system for information management

Perfect for archiving and document classification, allows for quick and easy searching, versioning and change recording, and provides you with the possibility to work on any device from anywhere.

sharepoint-online-document-collaboration

CRM Online

Online relationship management system for interactions with citizens. Enables question submission, response status monitoring, and citizen satisfaction measurement.

dynamics-crm-online-services-marketing-sales

G2C (Government to Citizen) – e-business system

A web portal and mobile application for end users – citizens. It provides information about transactions, possible financial debt, and payment information.

In case you are interested in these solutions, contact us and arrange a meeting. We offer consulting services, IT implementation, maintenance and support, system designing and development.

Photo Gallery

[Best_Wordpress_Gallery id=”4″ gal_title=”Modern Local Government”]

Skip to content