Tag teams

A simple schedule management tool? That would be Shifts – an app that allows you to organize shifts for first-line workers, such as industrial workers, waiters, health workers and others that work primarily on a shift basis.

You can easily create their shift pattern and communicate with them via Shift, which is integrated into the Teams application.

The key features are:

• Shift management
• Communication among workers
• Communication between workers and managers
• Collaboration
• Employee requests for shift swaps and vacation

Shifts availability

Shifts is available in all Office 365 subscriptions that include the Teams application, including Education and Non-profit plans.

Create a shift in just one click!

The Shifts app is listed in the additional Teams tab (“three dots”).

When you want to create a shift for a team member, you simply double click on an empty slot in the calendar and choose the working hours. The information is shared with your team.

Also, you can add additional activities to employee’s shifts, such as lunch, breaks, etc.

A few things to keep in mind

1. If you are already a Teams user, you can turn the Shifts app on or off in the Teams admin center.
2. Guest users are not supported.
3. You can use it on all your devices: PC, Mac, tablet, smartphone.

Start using Shifts today! Contact us for consultations and education.

Koristeći Teams, komunikacija unutar naših timova je procvjetala! Otkrili smo gif-ove i kako kreirati meme unutar same aplikacije. Često koristimo kratice za unutarnju komunikaciju, a vizualni sadržaj pomogao nam je prikazati svoje reakcije i emocije na pravi način, pogotovo kad se kolege nalaze na drugoj lokaciji.

Poslovne rasprave mogu biti dosadne i zamorne, a sa zabavnim sadržajem se sudionike ipak može malo više zainteresirati i podići im koncentraciju.

Teams podržava sve gif-ove iz Giphy biblioteke!

Koliko su ratovi gif-ovima dobri za produktivnost?

Kako je najbolje odgovoriti na gif? Odgovor je: drugim gif-om. Ponekad nema bolje načina komunikacije od perfektno odabranog gif-a!

Naravno, ukoliko se nađe nekoliko neozbiljnih članova, ovakve “rasprave” se mogu odužiti. No, da li je ovakav način komunikacije gubitak vremena? Ne nužno.

Kad se zaposlenici zajedno zabavljaju, tad više komuniciraju, kreiraju, brainstormaju, čime dolazimo do zaključka da zaista ovakav način komunikacije poboljšava suradnju i povećava produktivnost.

Osim gif-ova, možete kreirati i svoj meme!

Dnevna doza humora u svakodnevnoj poslovnoj komunikaciji je i više nego dobrodošla. Teams sadrži veliku galeriju meme-ova, ali i meme generator, tako da možete sami kreirati svoj meme!

No, naravno, postoje i ljudi kojima smeta takav način komunikacije, stoga se to ludilo može isključiti u postavkama Office 365 Admin portala. Mi vam savjetujemo da ne isključujete tu opciju; priuštite svojim zaposlenicima malo zabave.

Želite isprobati i vidjeti kako radi Teams? Javite nam se!

Teams od nedavno omogućuje pristup vanjskim korisnicima (eng. guest access), što je izvrsno ukoliko surađujete na projektima sa suradnicima izvan vaše organizacije. Na taj način suradnici dobivaju pristup komunikacijskim kanalima tima (chat, online sastanci), dokumentima na kojima možete zajednički surađivati, zadržavajući potpunu kontrolu nad korporativnim podacima.

Timovi mogu biti raznih veličina, a može se desiti da na jednom projektu rade zaposlenici iz nekoliko raznih organizacija.

Koga možete uključiti u svoje Teams grupe?

U Teams možete uključiti svakog sa Azure Active Directory (Azure AD) računom, ali i korisnike Outlook ili Gmail računa.

Sigurnost organizacije i upravljanje vanjskim korisnicima

Računi vanjskih korisnika u Teams se dodaju kroz Azure AD B2B Collaboration. To omogućava visoku razinu sigurnosti jer Azure AD koristi višestruku autentifikaciju i otkrivanje neuobičajenih radnji, što omogućuje brzu reakciju na neželjene situacije, sprječavanje ili ublažavanje mogućih posljedica kroz uvid u aktivnosti vanjskih korisnika.

IT administratori upravljaju načinom na koji vanjski korisnici sudjeluju u okruženju Office 365 sustava, a njihova zadaća je dodati ili opozvati pristup vanjskim korisnicima.

Želite isprobati i vidjeti kako radi Teams? Javite nam se!

Office 365 grupe namijenjene su razvoju suradnje unutar organizacije i obuhvaćaju razne usluge kao što su Dynamics CRM, SharePoint Online, Exchange Online, Yammer, Teams, Planner i sl. Grupe rade s Office 365 alatima koje već poznajete i koje koristite kad kreirate dokumente, radite na projektnim planovima, dogovarate sastanke ili šaljete e-mailove.

Kako koristiti Office 365 grupe?

Prvi korak je kreirati grupe prema željenoj organizaciji, pa potom po timovima, odjelima, proizvodima ili projektima (marketing, prodaja, uprava, računovodstvo, itd.) koje imate unutar organizacije. Pritom kolege koje dodajete automatski dobivaju sve potrebne dozvole za korištenje alata unutar grupe koju ste kreirali.
Različiti timovi rade na različite načine te im Office 365 omogućuje suradnju upravo u onom obliku koji preferiraju.

Kako funkcioniraju Office 365 grupe?

Aktivnost grupe veže se uz vašu e-mail adresu kroz koju prolaze svi vaši e-mailovi i gdje se nalaze kontakti svih s kojima poslovno surađujete, uključujući i vaše kolege. Kreiranjem grupe dobivate i razgovore s članovima grupe.

Iako se aktivnost vaše grupe veže uz e-mail, razgovori grupe ne trebaju ići kroz e-mailove i poštanske sandučiće, jer grupe dolaze s alatom za timske razgovore (Teams) gdje možete započeti rasprave, ali i priložiti različite dokumente koji su članovima grupe dostupni na OneDriveu za tvrtke. U grupama se nalazi i OneNote digitalna bilježnica u kojoj bilješke mogu ostavljati svi članovi grupe. Tu je i Skype za tvrtke za održavanje brzog video sastanka članova grupe.

Rad s dijeljenim datotekama

SharePoint je mobilni, inteligentni intranet pomoću kojeg dijelite i upravljate sadržajem, znanjem i aplikacijama kako biste osnažili timski rad, brzo pronašli informacije i aktivno surađivali sa svojom grupom.

SharePoint omogućuje dinamičan i produktivan rad grupe za svaki tim, odjel, proizvod ili projekt kroz dijeljenje datoteka, podataka, vijesti i informacija o raspoloživim resursima. Uz SharePoint ćete lakše prilagoditi svoju web lokaciju kako bi dodatno pojednostavili rad vaše grupe te ćete s članovima grupe surađivati i kad se nalazite izvan tvrtke, preko prijenosnih računala ili mobilnih uređaja.

SharePoint potiče koheziju i učinkovitost vaše organizacije zahvaljujući informiranju i aktivnom sudjelovanju zaposlenika u dijeljenju resursa i maksimizaciji znanja i njegova dijeljenja u grupi.

Grupni chat

Najnovija usluga bazirana na chatu koja je napravila revoluciju u komunikaciji među grupama jest Teams, a omogućuje pregled sadržaja i povijesti razgovora kako u timskim, tako i u privatnim razgovorima. Uz to podržava dijeljenje dokumenata i suradnju na istima.

Teams je radni prostor utemeljen na chatu, a predstavlja središte za razgovore, pozive, sastanke i poruke. Može se proširiti i prilagoditi, a osigurani su i sukladni sa svim zahtjevima i standardima kako bi se osigurala privatnost komunikacije i suradnje unutar organizacije. Teams je najbolje rješenje za stalni razgovor među članovima grupe te pruža učinkovitu i sigurnu suradnju, a grupni razgovor u obliku e-maila ostaje sačuvan u programu Outlook. Isto tako, članovi grupe u svoj Teams kanal mogu uploadati, editirati i sačuvati dokumente koje grupa ili tim zajednički dijele, a sačuvani su u SharePointu kako za cijeli tim, tako i u direktorijima za svaki pojedini kanal. Za napredno korištenje SharePoint funkcionalnosti, članovi tima u SharePointu mogu upravljati dokumentima, pratiti tijek rada, pregledavati povijest editiranja dokumenata i pridržavati se pravila o spremanju i čuvanju dokumenata. Postoji i Teams mobilna aplikacija koja radi kao i druge chat aplikacije na tržištu, ali je namijenjena službenoj komunikaciji unutar vaše oranizacije. Na našem blogu već je objavljen članak o Teams kao novom načinu komuniciranja među timovima.

Upravljanje zadacima unutar grupe

Planner koji dolazi s Office 365 grupama omogućuje zajednički rad tima na način da svaki član tima u svakom trenu može vidjeti tko izvršava koji zadatak zahvaljujući priloženim dokumentima i mogućnosti razgovora oko zadataka koji se izvršavaju. Svi zadaci na kojima tim radi jednostavno se mogu organizirati koristeći grupni planer.

Planner radi s Office 365 grupama. U planeru možete vidjeti sve zadatke vaše grupe na jednom mjestu, po timovima ili odjelima kojima uz samo nekoliko klikova možete zadati nove zadatke i odrediti rok do kojega trebaju biti izvršeni. Na isti način zadatak možete dodijeliti određenom članu tima koji o tome dobiva obavijest. Zadatku putem planera možete dodati i dokumente te druge informacije koje smatrate važnim za njegovo izvršenje. Kad je zadatak izvršen, jednim klikom o tome obavijestite članove grupe. Planer također omogućuje kontrolu izvršenja radnih zadataka na način da u svakom trenutku možete vidjeti kojem članu grupe je dodijeljen pojedini zadatak te napredak u izvršenju zadatka. Praćenje napretka u izvršenju zadatka u planeru je moguće i putem grafikona što olakšava vizualizaciju prikaza kada je riječ o više zadataka koje grupa izvršava istovremeno.

Interaktivni poslovni izvještaji

Office 365 grupe podržavaju i dijeljenje Power BI izvještaja, kako bi poslovna izvješća bila dostupna svim članovima grupe. Power BI dio je Office 365 grupa i pretvara podatke u jasne vizualizacije koje će pomoći pri prikupljanju i obradi. Zahvaljujući tome, vaša će se organizacija moći fokusirati na ono što vam je najvažnije, a ujedno ćete upravljati u svakom trenu ažurnim informacijama, što uvelike olakšava proces donošenja strateških odluka.

Uz pomoć Power BI jednostavno ćete analizirati svoje podatke, izraditi izvještaje i podijeliti ih s članovima vaše grupe. Power BI podržava povlačenje podataka iz više od 50 izvora podataka kao što su Excel, SharePoint lista, SQL Server (on-premise ili u oblaku), Facebook, Dynamics CRM, Zendesk i sl.

Pojednostavite suradnju tima s Office 365 grupama

Kreirajte novu grupu u Outlook klijentu te u samo nekoliko sekundi u kreiranu grupu pozovite kolege. Tim sada ima zajednički pristup poštanskom sandučiću, kalendaru, dokumentima pohranjenima u oblaku. Članovi tima mogu jednostavno započeti međusobnu konverzaciju, dijeliti dokumente i komunicirati putem lokalne društvene mreže. Isto tako, jednostavno mogu mijenjati dokumente koje je kreirao drugi član tima ili dogovoriti sastanak. Grupe ne zamjenjuju niti jednu Office 356 funkcionalnost već služe kao zajedničko sučelje za ujedinjenje i isticanje onih značajki koje su potrebne svakom pojedinom timu. Na taj način Office 365 grupe vaše poslovanje čine jednostavnijim.

Individualni rad je stvar prošlosti, a organizacije se sve više okreću timskom radu. Danas smo povezaniji nego ikad, a međusobna suradnja je sastavni dio donošenja rješenja i ključ napretka organizacije.

Predstavljamo vam revolucionarni, must have, alat – Teams! Dostupan u preview verziji od studenog 2016. u preko 180 država i na 18 jezika; dolazi u skoro svim paketima Office 365 Business i Office 365 Enterprise. Teams nudi jedinstven radni prostor koji omogućava jednostavno povezivanje i komuniciranje sa suradnicima. Ne morate fizički prisustvovati pojedinim sastancima timova ili odjela unutar organizacije da biste bili u toku i sudjelovali u raspravama, projektima i idejama.​​​

Sučelje je pregledno i lako za korištenje te daje uvid u aktivnosti unutar timova, pregled nadolazećih sastanaka, kronološki prikaz i odabir dokumenata poredanih po zadnjem korištenju – sve to uz pomoć Office Graph sustava koji u pozadini neprekidno prikuplja i analizira naše radne aktivnosti u Office 365.

Chat, chat, chat

Glavne Teams mogućnost je chat unutar tima i s pojedinim osobama. Bilo da ste sami organizirali tim, ili ste dodani u neki od timova unutar vaše organizacije, sudjelujete u grupnom chat-u, što znači da imate pregled razgovora svih sudionika određenog tima. Samim time možete pisati svoje ideje ili mišljenja na određenu temu, odgovarati, ubacivati emotikone i razne tematske crteže, povezati se na video konferenciju, uploadati razne privitke s računala ili preko OneDrive servisa.

Također, svaki tim može otvoriti zaseban kanal vezan uz pojedinu aktivnost. Npr. unutar Marketing tima otvorite Blog sekciju u kojoj ćete se baviti blog objavama i pisati sve što s njima ima veze.

Zajednička suradnja na dokumentima

Super stvar je da kod razgovora u timu možemo u radni prostor dodati neke od Office 365 alata (Excel, Word, PowerPoint, OneNote, Power Bi, Planner, SharePoint i Team Services) i zajednički raditi unutar njih. Npr. ukoliko imamo mali projekt, vrlo lako ćemo dodijeliti uloge kroz Planner, podijeliti bilješke kroz OneNote ili zajednički dodavati brojeve i obavljati izračune unutar Excel dokumenta.

U svakom slučaju, Teams daje kolaboraciji unutar organizacije jednu novu dimenziju i time ubrzava poslovne procese. Teams čini zaposlenike još produktivnijima i daje im mogućnost da od sasvim obične ideje naprave cijeli projekt. Najbolje od svega je to što je i izrazito zabavan za korištenje.